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【導入ステップと事例】リファラル採用で失敗しないために

リファラル採用は、昨今導入する企業が増え、注目が集まる採用施策の一つだ。

今更聞けないその定義や、メリット・デメリット、成功のポイントを提示しながら、あなたの会社でリファラル採用を機能させるためのヒントを紹介する。

リファラル採用の定義

「リファラル採用」とは、自社の役職員等の内部関係者から直接人材の紹介や推薦などを経て実施する採用活動のこと。欧米企業などで先行している制度だったが、昨今はベンチャー企業を中心に日本国内でもスタートアップ企業を中心に導入が進んでいる。

ちなみに「リファラル(referral)」とは、紹介や推薦といった意味の英語からきている。

リファラル採用が注目される背景

リファラル採用が注目される背景として、特に日本においては、①ミスマッチの低減と②採用コストの削減の2点が大きく挙げられる。

①ミスマッチの低減

昨今、日本において深刻な労働力不足が叫ばれているが、こうした背景と終身雇用の崩壊など、環境の変化によって売り手市場が続いている。企業からは「せっかく苦労して採用した人材がすぐに辞めてしまう」「目先の労働力優先で採用したものの、自社の環境にフィットしなかった」といった悩みが散見される。

リファラル採用であれば、既に自社で活躍している人の紹介・推薦で候補者との接点を持つことが可能であり、企業側としては一定の信頼を置ける。また、候補者側としては紹介者を通じてリアルな会社の状況を知ることができるなど、双方にとっての利点がある。

この結果、企業・候補者どちらにとっても「残念なミスマッチ」になる可能性が減り、長期的な戦力として活躍できる人材の獲得に繋がりやすいといえる。

②採用コスト削減

また、リファラル採用は採用コストを抑制することができるのもポイントだ。

上述の通り、リファラル採用は既存の社員を通じて行うため、人材紹介エージェントなどの外部機関を介した時と比べて金銭的なコストは大きく抑えられる。

エージェントに支払う報酬は、採用した人材のオファー年収の30%前後(成功報酬)が相場だ。最近ではオファー年収の100%といったケースもあり、その額は上昇傾向にある。一方で、リファラル採用の場合は紹介した社員に数十万円のインセンティブを支払うケースが多い。一概にはいえないが、30万円前後のインセンティブを用意するだけでも、社員にとっては大きな額になる。

エージェントを頼るほどの資金的な余裕はないが優秀な人材を獲得して迅速な成長を目指したい、スタートアップで特にこの制度の導入が進むのは、こうした予算面での背景もある。

リファラル採用の導入前に、メリットとデメリットを事前に知っておこう

リファラル採用のメリットとデメリット

ここからは、より詳しくリファラル採用のメリットとデメリットについて解説する。

メリット

メリットは、先に挙げた注目される背景とも一部重複するが、大きくは以下の3つだ。

顕在化していない優秀な人材を見つけることに効果的

従来の採用活動では、転職エージェントや転職サイトを通じて、現在求職中の人材や転職意欲のある人材にしかアプローチすることができなかった。

しかしリファラル採用では、社員の個人的な繋がりを活用することにより、転職意思がなく転職マーケットにおいて顕在化していない優秀な人材に対しても、効果的にアプローチすることが可能になる。

マッチング度合いが高い

転職サイトの登録者とやりとりする場合、その採用候補者の人となりや実務能力、転職活動をしている理由(いわゆる「本音の部分」)など、見えづらい部分がどうしても存在する。それは転職エージェントを介したとしても、転職エージェント自身が候補者と長い付き合いでもない限り本質的には変わらないだろう。

その点リファラル採用では、人柄やスキルセット、いわゆる「本音の部分」について紹介者を介することで把握しやすくなる。そのため、マッチング度合いを高めやすい。

採用にかけていたコストを削減できる

上述のように、リファラル採用はコスト面のメリットも大きい。

特に、エージェントをリテイン(継続的に委託)して候補者を探す場合、経常的なコストが発生することもある。

リファラル採用は社内がその役割を果たすため、制度の設計の仕方によっては活動してくれる社員数も多くでき、かつインセンティブの額も社外に委託する金額と比べれば大きく抑えられていることがほとんどだ。

デメリット

デメリットは事前に把握しておくことで十分対策可能なものが多い。そのため、「導入においての注意点」という捉え方をすると良いだろう。

採用する人材タイプの偏り

リファラル採用は人材のマッチング精度を高めやすい反面、人材のタイプが偏る傾向が強まる懸念がある。

組織とはさまざまな価値観やスキルを持った人の集合体だ。だからこそ個人や小人数ではなし得ない大きな仕事や新しい発想を生むことができる。

その意味では、ともすれば「似たもの同士」や「お友達」ばかりが集まる懸念があるリファラル採用への過度な依存は、組織力の強化に資さない可能性もないとはいえない。採用担当者は、リファラル採用を通じて獲得する人材にある程度の多様性が担保されているかどうか、目を配る必要がある。

紹介者からの誤った情報の伝達によるミスマッチの危険性

いくら社員の紹介・推薦とはいえ、正確な、あるいは企業側が伝えたい情報が伝達されているとは限らない。

「経営陣がどういう理念を持っているか」「今後会社をどうしていくつもりなのか」、さらに「どういった背景でどういった人材が求められているのか」といった話は、案外社員には浸透していなかったりもする。

リファラル採用を導入するにあたっては、まず社員が会社の現状や将来展望に対して統一した見解を持つことが欠かせない。そこが不揃いだと候補者も誤った情報で判断することになり、入社後のミスマッチを招きかねない。 

社員の負担増

これまで採用は経営陣、人事担当者、および外部の専門家のみが担当し、社員は採用面接に駆り出される程度だった。しかしリファラル採用が活発化すると、採用業務という“新たな負荷”が否応なしに増えてしまうリスクもある。

働き方改革が叫ばれる中、貴重な既存戦力をいかに有効活用するかは重要なマネジメント課題であり、ただ闇雲に社員を採用活動に駆り出すことは避けるべきだ。

リファラル採用を「貴重な社内リソースを割くに値するもの」としてワークさせるには、しっかりとした制度設計や社内広報などの下準備が必要になる。

紹介者と被紹介者の間でのプライベートな問題の発生

そのほかの懸念点として、紹介者と被紹介者間でのトラブルがあげられる。

例えば、被紹介者が不採用や内定辞退となってしまった場合、二人の人間関係に悪影響を与えることもあり得る。また無事に採用となっても、入社後のミスマッチなどが起きると、その二人の友人としての関係性に影響を及ぼす可能性がある。

こうしたケースは毎回起きるわけではないが、一度でも結果的に紹介者のパフォーマンスが落ちたり、制度そのものが形骸化や崩壊したりすることにも繋がりかねない。そのため、採用担当者は紹介してくれた社員へのケアも視野に入れておくことが重要だ。

リファラル採用を成功させるための秘訣

これから自社でリファラル採用を導入する場合、上に紹介したメリット・デメリットを踏まえて、どのような制度設計をすればよいのだろうか。

その手順や、具体的な運用方法について見ていこう。

導入前の準備

リファラル採用制度を設計する上でもっとも大切なのは、この仕組みのキーマンである紹介者=社員にとって協力したくなる制度にすることだ。

会社としての制度整備及び利用促進のための仕組み作り

会社の経営陣やエンゲージメントの高い社員など数人でプロジェクトチームを立ち上げ、上述のメリット・デメリットを踏まえ、その会社にとってどんな制度が効果的か議論し、設計していく。

まずパイロットとしてそのメンバー経由でリファラル採用を実際に1名行ってみるのが良いだろう。

一通りプロセスを回すことでその会社にあったものに近づける改善点が見つかるはずだ。

紹介者への動機付け(インセンティブ設計)

リファラル採用はKPIに採択して業務として既存役職員に課すことも可能だが、一般的にはインセンティブとして紹介者に一定の報奨金を出すことが多い。

金額は様々だが、外資系大手だと1件30~100万円程度、ベンチャー企業であれば10~30万円程度というケースが多く見受けられる。

この額は低すぎてもインセンティブとして効果が弱まるが、高すぎても経営を圧迫しかねないので、会社の財務状況と採用ニーズに応じて適切な金額を設定したいところだ。

また、金銭面以外でのインセンティブも重要だ。

社員にとってリファラル採用は、「自分が働いている会社を友人におすすめする」ことなので、会社・友人双方に対して良い縁になるかどうかを必ず判断する。

だからこそ、「会社のために大切な友人を紹介してくれてありがとう」のメッセージをきちんと表に出すことは大きな意味がある。紹介者は会社に貢献したと実感でき、さらにはもっと会社に貢献したい気持ちが高まるきっかけにもなる。

制度と意図のアナウンス

もちろん社員は「一緒に働きたい友人・知人」というフィルタリングをして紹介してくれるが、その基準が会社の求める人材像と合うかどうかは別だ。そのため、「求める候補者像の周知徹底」が肝要だ。

まず経営陣と既存社員とで、現状の把握と将来展望に対して必要な人材の解像度向上に取り組む必要がある。リファラル採用を始めるタイミングで、制度導入の背景やプロセスも含めて、全体説明会などを通じて対象者に発信していくのが良いだろう。

デメリットを事前に知っておけば、よりよいリファラル採用制度が運用できる

事前にデメリット(注意点)への対策を

上で挙げたデメリットについても、問題が顕在化する前に対策をしておこう。各項目に沿って、取るべきアクションの例を紹介する。

採用する人材タイプの偏り

リファラル採用は社員の自発的な協力によって成り立つ制度なので、候補者を多く紹介してくれる社員とそうでない社員の差が出やすい。協力的な社員に対しては、採用担当から事前に求めている職種や人柄、経験などの希望についてすり合わせを行うことが一つの対策になる。

また、そもそも求める人物像が画一的になっていると、候補者の偏りが起きやすい。「カルチャーフィットするために最低限必要なマインド」があるのは事実だが、その定義を見つめ直すことも重要だ。紹介された候補者自体にはそれほど偏りがなくとも、選考基準が画一的になってしまっていないか、見直すと良いだろう。

その他にも、“フルタイム雇用や正社員を前提としない”リファラル採用も有効な手段だ。そうすることで、育児や介護をしながら働く社員、他社と掛け持ちで働く社員など、必然的に多様なワークスタイルを持った人材が集まりやすい。

紹介者からの誤った情報の伝達によるミスマッチの危険性

リファラル採用では、社員がリクルーターの役割を果たす。彼らへの“オリエン”が不十分であれば、求める人物像に合わない候補者がきてしまうのは、外部のエージェントを使う場合と同じだ。

具体的にできることとしては、広報担当と連携し、採用メッセージとインナーコミュニケーションの足並みを揃えることが挙げられる。社員とはいえ、自社をどう見ているかは一人ひとり異なる。そのため外向けのメッセージ発信だけでなく、社内でも「自社のことを理解してもらう」取り組みをし、個々が持つイメージのギャップを埋めていくことが大切だ。

社員の負担増

社員の協力度が高くなると、場合によっては過度な負荷がかかる可能性もある。そうした状況を緩和させるためには、「リファラル採用に必要な時間」を業務の一環と位置づけて、制度をつくることが解決策の一つになる。

例えば候補者と社員が会う際は、採用担当や所属部署のマネージャーに事前共有させ、その上で必要なランチ代・お茶代などを会社の経費と認め、営業時間内での面会も可とするなどの制度だ。こうすることで、会社として各社員がどのくらいの時間をリファラル採用に割いているかを把握できる。また、社員が闇雲に候補者に会いに行くことも減る。

ただし、その際、社員の協力で成り立つ制度であることを忘れないように注意が必要だ。候補者に会うたびに人事や上司へ報告するのが心理的なハードルになり、紹介に消極的になる懸念もある。このバランスは社内の人間関係にもよるが、会社としては「大切な友人・知人を候補者として紹介してくれてありがとう」というスタンスで社員の負荷を把握・管理すると良いだろう。

紹介者と被紹介者の間でのプライベートな問題の発生

デメリットの項目でも挙げたとおり、こうしたケースは毎回起きるわけではない。しかし、未然に防ぐという意味では、候補者・紹介者双方へのコミュニケーション方法を事前に想定しておくことが大切だ。

まず大切なのが、制度開始などのタイミングで「見るのは“現時点での会社との相性”であって、万一不採用でも、その候補者の人格や人間性がダメだからではない」という点を社員に周知することだ。また当然のことだが、仮に不採用でも紹介してくれた社員の不利益にならない旨も伝えておくと良いだろう。

選考過程においても、特にネガティブな判断になりそうな場合は、紹介者を介した「お断りの連絡」をすることは望ましくない。あくまで紹介者・候補者は友人関係であるため、その関係性が変わるような状況をできるだけ避けるように配慮することが、トラブル防止につながる。

運用の考え方

自社なりのリファラル採用制度の骨格を設計したら、運用についても検討しておくことが大切だ。

KPIの設定とレビュー

リファラル採用の運用方法は企業によって多様な形があり、成果測定についてはどれだけこの制度に重きを置いているかによって変わってくる。

エージェントの活用などのメインの採用施策があり、リファラル採用をおまけ程度に捉える場合、KPIを設定して状況を追うというよりは、制度として存在することを社内に周知することさえできていれば十分といえる。

一方、社外リソースに頼った採用を排除して原則リファラル採用一本で採用活動を進める場合は、経営陣の他に運用責任者を決め、KPIを設定し、定期レビューが行える環境を整えなければならない。

なお、その場合のKPIは採用数や紹介数などにするケースが多いが、指標があることで社員に紹介を強制する状況にならないようにする必要がある。

効果的な運用をサポートする外部ツールについては次項にて紹介する。

リファラル採用導入を手助けするサービス・ツール

HERP Hire、HERP Nurture

HERP社が提供する採用管理ツール。「社員とつながっている優秀な知り合い」のデータベース化、応募情報の一元化とリアルタイムフィードバックや社員の利用促進などに有用。

GLOVER HR

リクルートキャリア社が提供するツール。使いやすいプロセス設計や進捗状況の可視化、社員の利用促進などに有用。

Refcome

リフカム社が提供するツール。簡略な手続き設計やデータの可視化・分析、社員のモチベーション把握などに有用。

リファラル採用を導入して成功している企業の事例

実際にリファラル採用が機能している例として、外資系・日系企業それぞれの例を1社ずつ紹介する。

McKinsey & Co.

外資系大手の戦略コンサルティングファームであるマッキンゼーでは、金額は非公開ながらかなり高い報奨金を設定し、既存社員からのリファラルを促進している。

マッキンゼーに関わらず、会社のアセットが「優秀な頭脳」である経営コンサルを生業にする企業にとって、優秀な人材の確保を死活問題だ。そのため、多くの企業が比較的高い報奨金を設定してリファラル採用の促進を図っている。

メルカリ

日本の企業では、メルカリなど新興IT企業において特にリファラル採用が活発に利用されている。

経営コンサルティング業界と同様に、優秀な人材、とりわけプログラマーの確保は競合優位性に繋がる重大事項であり、メルカリでは「リファラル採用のための会食費補助」などの制度利用の促進策を設けて、社員のリファラル採用を奨励している。

最後に:リファラル採用が機能する企業の条件・特徴

ここまでリファラル採用のメリットと注意点、制度設計のポイントなどについて紹介した。最後に、リファラル採用をうまく機能させるための条件について考えてみたい。

採用コストを中長期的に抑制したい企業

リファラル採用は外部機関を活用した採用活動の内製化といえる。つまり、自社社員による自社に合った採用活動を設計、推進できるということだ。

しかし、その状況に至るまでには失敗と改善を経る必要もあるだろうし、特に導入初期はリソースを割かれることから、必ずしも「コスパがいい施策」にはならないかも知れない。

しかし、制度がワークした暁には必ずコストは下げられるので、中長期的な視野で費用対効果を考えられる企業ほどリファラル採用がフィットする。

社員のロイヤルティ、エンゲージメントを高めたい企業

リファラル採用はコスト削減に加え、ミスマッチを防ぐことが大きな目的のひとつであることはここまで解説した通りだが、そのためには社員ひとりひとりが「会社の広報担当」となる必要がある。

これまでインナーコミュニケーションを進めてこなった企業にとっては、リファラル採用の前に“そもそも”の部分から始めるハードルがあるかもしれない。しかしそれは、社員をリクルーター化することで会社理解度とロイヤルティ、エンゲージメントを高めることにも繋がる。

単なる採用施策の一つというだけでなく、社員と会社とのつながり高めるなど、より広い視野でリファラル採用を捉えられる企業こそが、成功可能性を高められるだろう。